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10 conseils clés pour réussir l’organisation d’un évènement professionnel

 

La réussite de votre évènement renforce la notoriété de votre entreprise et véhicule une image positive de celle-ci. Vous trouverez, dans cet article, quelques conseils pour réussir l’organisation de votre évènement professionnel.

 

Conseil n° 1 : Définir votre public cible

Pour la réussite de votre évènement, vous devez définir votre public cible, car vous ne communiquez pas de la même manière avec vos collaborateurs internes, vos financeurs, vos clients ou vos partenaires institutionnels. Cette identification vous permet également de procéder à une première sélection d’invités.

En fonction de votre cible principale, vous serez apte à définir quels sont ses besoins et ses attentes pour rendre votre évènement plus attrayant et maximiser ses chances de réussite.

Conseil n° 2 : Trouver un thème attractif

Pour trouver un thème attractif, vous devez définir les attentes de votre public cible ainsi que vos objectifs concernant l’évènement proposé. Le thème est l’élément central autour duquel l’évènement professionnel va se construire. Il est donc essentiel de trouver un thème attractif et pertinent qui fera de votre évènement un rendez-vous incontournable.

Quelques exemples de thèmes en fonction de votre cible :

  • Pour vos collaborateurs internes, un séminaire organisé sur le thème du sport peut les rapprocher en améliorant leur cohésion d’équipe.
  • Pour vos financeurs ou vos clients, un cocktail organisé sur le thème de l’œnologie peut encourager les échanges et le partage en toute convivialité.

Les thèmes sont nombreux et variés. En fonction de votre choix, vous pourrez choisir le type d’évènement et décliner une ou plusieurs activités.

Conseil n° 3 : Choisir un intervenant ou un animateur de qualité

La qualité de votre intervenant ou animateur est décisive pour la réussite de votre évènement. Votre choix dépend du thème et de la nature de votre évènement.

 Quelques exemples :

  • Pour un évènement axé sur le thème de la gastronomie, vous pouvez faire intervenir un chef de cuisine reconnu. Ce dernier peut partager son expérience de manager au sein de son entreprise en fonction de votre public cible.  
  • Pour une conférence, vous devez sélectionner des intervenants pertinents, experts dans leur domaine, en fonction du thème choisi.

De plus, vous devez être vigilant sur le choix de l’animateur qui saura rythmer la conférence.

Conseil n° 4 : Définir une date et un horaire

Si votre évènement est interne, vous devez privilégier un jour hors RTT ou congés donc plutôt un mardi ou un jeudi. Plus généralement, il est conseillé d’organiser les évènements professionnels en fin de journée proche des horaires de travail de vos collaborateurs. Bien entendu, pour les petits-déjeuners ou les cocktails déjeunatoires par exemple, vous devez adapter l’horaire.

Si votre évènement concerne la venue de partenaires institutionnels, il est conseillé de programmer votre évènement plusieurs mois à l’avance et de favoriser des horaires de journée pour permettre aux personnalités invitées de s’organiser. Par exemple, en matinée ou lors des horaires de cocktail déjeunatoire ou 17h.

Conseil n° 5 : Réserver un lieu adapté à votre évènement

Réserver un lieu adapté à votre évènement est une étape essentielle dans la réussite de celui-ci. Ce choix, qui dépend du thème et de la nature des activités proposées, doit être anticipé dans un rétroplanning en fonction du nombre de participants prévus.

Vous devez impérativement vérifier la disponibilité du lieu pour pouvoir trouver une solution de repli si nécessaire.

Réseau professionnel discussion entre professionnel

Conseil n° 6 : Envoyer les invitations à l’avance

Les invitations doivent être envoyées au minimum 3 semaines à l’avance, idéalement 6 à 8 semaines avec un “Save the date”, avec une relance une semaine avant. Cette préconisation ne concerne ni les grands évènements comme les séminaires de plusieurs jours ni ceux qui prévoient la venue de personnalités. En effet, pour ceux-ci, des invitations sont envoyées plusieurs mois à l’avance assorties de plusieurs relances programmées dans un rétroplanning. De plus, la venue de personnalité est souvent corrélée avec le suivi de protocoles spécifiques.

Conseil n° 7 : Faire un point sur la logistique

Quelques jours avant votre évènement professionnel, pensez à faire un point sur la logistique pour éviter les déconvenues de dernière minute. Vous référez à l’article sur 5 conseils pour assurer votre logistique événementielle sur reussir-son-evenement.fr.

Quelques points non exhaustifs à vérifier :

  • Le matériel informatique : rétroprojecteur, micros…
  • Le mobilier : chaises, fauteuils, présentoir…
  • Le transport : véhicules et personnels pour les transferts si besoin

Conseil n° 8 : Mettre des badges

 

Pour le confort de vos invités, pensez à préparer des badges nominatifs pour l’ensemble des participants. Vous pouvez différencier les couleurs en fonction du statut si vous le souhaitez:

  • Badges organisateurs
  • Badges exposants
  • Badges participants
  • Badges intervenants et animateurs

Les badges offrent un certain confort pour échanger convivialement.

Conseil n° 9 : Prévoir un cocktail

 

Pensez à prévoir, en fin d’évènement, un temps d’échange et de partage autour d’un verre et de mignardises. Ces moments informels sont l’occasion de tisser de nouveaux contacts et d’améliorer son réseau.

 

Conseil n° 10 : Remercier les participants et solliciter un retour d’expérience

 

Pour connaître les retombées de votre évènement et améliorer les futurs, vous pouvez solliciter un retour d’expérience de la part des participants lors de l’envoi de votre mail ou de votre courrier de remerciement. Les personnes sont sensibles aux attentions, donc il est essentiel dans votre stratégie de communication d’intégrer une phase de remerciement. Vous pouvez également envoyer les photos de l’évènement aux participants lors de cette phase.

Cette étape permet de clore votre événement professionnel sur une note positive, alors ne la négligez pas !

La solution clé-en-main pour vos évènements : ProNormandie

ProNormandie est une solution d’agenda partagé collaboratif qui vous permet d’organiser et de diffuser vos évènements professionnels avec efficacité. De plus, cette application vous 

donne la possibilité d’être informé sur l’ensemble des évènements professionnels de Normandie qui sont répertoriés sur sa plateforme.

Pour vous épauler dans le choix de la date et de l’heure les plus pertinentes pour votre évènement professionnel en Normandie : inscrivez-vous sur ProNormandie où est répertorié un maximum d’évènements de votre région.

Enfin, la plateforme web ProNormandie vous propose une gestion évènementielle à l’aide de plusieurs modules vous accompagnant dans l’organisation de votre évènement privé ou ouvert sur inscription (billetterie, envoi d’invitations, création d’URL d’inscription personnalisée selon la cible)

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