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5 conseils pour assurer votre logistique événementielle

Un événement se déroule dans un temps défini et le plus souvent serré. Cela ne s’improvise pas ! La logistique prend tout son sens puisque que si une des ressources manque ou si un prestataire ne peut remplir sa mission (éclairage défectueux, absence du prestataire…), il peut être difficile de trouver des solutions de repli rapidement.

En effet, la logistique évènementielle est une démarche qui vise à articuler l’ensemble des ressources (prestataires techniques, matériel…) permettant la réussite de l’événement.

Voici quelques conseils afin que votre logistique événementielle soit en béton. 

Identifier les ressources et compétences nécessaires

Il faut au préalable évaluer techniquement les besoins de l’organisateur. Puis, il est primordial, par la suite, d’identifier les ressources et les compétences qui seront nécessaires pour la réussite de l’événement : techniciens son et lumière, sonorisation, éclairage, location d’une salle de réception, installation d’une scène, espace restauration et bar, micro, parking…

Identifier les aspects administratifs

 Différents aspects administratifs sont à respecter. Demandez l’autorisation d’organiser la manifestation et prenez connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux réglementant les conditions de déroulement des manifestations : dispositions en matière de sécurité, annonces par haut-parleurs, distribution de tracts…

 De plus, il est important d’obtenir l’autorisation ou une déclaration de la préfecture ou sous-préfecture si vous êtes en charge de la logistique d’un événement sportif à l’extérieur d’un équipement spécialisé de type stade. La gendarmerie doit également être informée de l’évènement.

 Enfin, assurez-vous que votre contrat d’assurance couvre bien la manifestation, sinon il faut faire une demande d’avenant à l’assurance. Puis, vérifiez la date de mise en œuvre de l’assurance avec l’assureur pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

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S’assurer du bon acheminement des ressources

Autre conseil à mettre en pratique : s’organiser pour assurer le bon acheminement des ressources de l’évènement en temps et en heure sur le lieu de l’événement et dans le bon ordre. Utiliser des outils d’organisation des tâches si nécessaire et organiser votre temps selon un planning bien défini à l’avance.

Par exemple, il faut s’assurer que le mobilier loué pour l’événement arrivera avant les décorations de table et que la décoratrice sera présente pour installer le décor de l’évènement.

Rendre accessible l’évènement à tous

Selon la loi du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, il faut s’assurer de rendre accessible l’évènement aux personnes handicapés pour faire en sorte que les événements des organisateurs s’adressent au public le plus large, sans discrimination.

Concevez l’accessibilité en prenant en considération l’ensemble de moyens disponibles : techniques, organisationnels, humains et économiques. Voici les différentes étapes à suivre:

 

  •   Choisir un site d’accueil accessible en recensant les équipements et les ressources disponibles sur place
  •   Procéder à un état des lieux des équipements déjà existants
  •  Évoquer dans votre formulaire d’inscription les conditions  d’accessibilité, le besoin en adaptations particulières
  •  Réaliser ou faire réaliser un diagnostic d’accessibilité chiffré, il est obligatoire
  •   Planifier et hiérarchiser les mesures nécessaires en anticipant les ressources financières et humaines
  •  Améliorer l’offre d’accessibilité en évaluant le degré de satisfaction des usagers et en vous tenant informé sur le milieu du handicap

Organiser le bon démontage et le rapatriement du matériel

Dès la fin d’un évènement, le démontage des stands ou d’une scène par exemple est à effectuer dans l’ordre inverse des éléments montés. Les éléments ayant été montés en dernier seront démontés en premier. 

Dressez l’inventaire des marchandises, organisez le retour des marchandises, du matériel pouvant faire l’objet d’une prochaine utilisation et enfin décidez des marchandises à détruire. Il est très important de démonter et rapatrier tout de manière rapide en raison du coût de la location de la salle, des contraintes ou du lieu pour l’événement.

  

En résumé, pour avoir une bonne logistique événementielle, il faut savoir gérer le projet, évaluer techniquement les besoins, assurer le stockage, le transport, le montage et le démontage du matériel et surtout veiller à l’exploitation et la configuration de celui-ci lors de l’événement.

 

ProNormandie recense les prestataires d’événements tel que les animateurs de réunion,  attaché de presse, imprimeurs, traiteurs, les prestataires son image et lumière, les décorateurs ou encore les lieux de réunion et de réception qui vous accompagneront efficacement dans l’organisation de votre évènement.

  

Article publié le : 26 Septembre 2019

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